Le imprese costituite in forma societaria sono obbligate a dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (c.d. PEC) e a darne comunicazione al Registro delle Imprese entro il 29.11.2011.

Si evidenzia che i vantaggi dell’utilizzo della PEC sono essenzialmente legati al risparmio di tempo e di costi rispetto all’utilizzo del mezzo postale tradizionale. Inoltre, considerato se sia il mittente che il destinatario sono titolari di una casella di posta elettronica certificata ai messaggi (e-mail) è riconosciuto valore legale analogo alla raccomandata A/R è necessario verificare con frequenza la propria casella al fine di evitare la decadenza di termini legati alla ricezione degli stessi.

SOGGETTI OBBLIGATI

La PEC è obbligatoria per le “imprese costituite in forma societaria” iscritte alla CCIAA e pertanto è richiesta a:

• società di persone (sas, snc);
• società di capitali (spa, sapa, srl);
• società semplici;
• società cooperative e mutue assicuratrici;
• associazioni.

Le imprese individuali sono escluse dall’obbligo in esame.

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MODALITÀ DI ATTIVAZIONE DELLA PEC

Per l’attivazione della PEC le imprese devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all’utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti.

L’elenco pubblico dei gestori abilitati è consultabile sul sito:

Il gestore, oltre a garantire l’autenticità e l’integrità dei messaggi trasmessi:

• si interpone tramite ente edestinatario;
• comunica e registra l’avvenuto (o fallito) invio del messaggio da parte del mittente;
• comunica e registra la consegna (o mancata consegna) del messaggio al destinatario.

TERMINI E MODALITÀ DI COMUNICAZIONE AL REGISTRO DELLE IMPRESE

Il termine per la comunicazione della PEC al Registro delle Imprese è differenziato a seconda che la società sia già esistente al 29.11.2008 ovvero sia costituita successivamente.

Ai fini dell’adempimento in esame è opportuno verificare presso la competente CCIAA l’esistenza di particolari istruzioni in merito ai soggetti obbligati, alle modalità di comunicazione, ecc..

www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori

Se la data di costituzione della società è anteriore al 29/11/2008, il termine per effettuare la comunicazione è al 29/11/2011; per tutte le società costituite a partire dal 29/11/2011 la comunicazione è già avvenuta o avviene all'atto dell'iscrizione della stessa al Registro delle Imprese.

La comunicazione della PEC entro il prossimo 29.11 è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria e va effettuata:

• esclusivamente con modalità telematica utilizzando “ComUnica”;
• dall’amministratore della società ovvero da un soggetto incaricato (professionista) munito di procura. Ai fini dell’invio della comunicazione è necessario disporre della firma digitale.

SANZIONI PER L’OMESSA COMUNICAZIONE DELLA PEC

L’omessa comunicazione della PEC comporta l’irrogazione della sanzione da € 206 a € 2.065 per ciascun responsabile (amministratore).

Entro 60 giorni dalla notifica è comunque possibile effettuare un pagamento "liberatorio" ridotto pari a € 412 (doppio del minimo della sanzione), per ciascun responsabile.